Zeiten erfassen und Projekte online verwalten mit Joli

Bei Google+ (hier) bin ich auf ein Start-up aus Mannheim gestoßen, das den Workflow von Unternehmen verbessern will. Wie das aussieht und für wen sich das Online-Tool eignet, dazu mehr in diesem Artikel.

Arbeitszeiten erfassen, Urlaubstage der Mitarbeiter verwalten, Kundendaten anlegen und Rechnungen schreiben: Das geht über Umwege, oder mit Joli. Das Online-Tool kombiniert viele Vorgänge, für die ansonsten mehrere Werkzeuge nötig wären. Das spart Zeit und somit Kosten.

»Seit September 2011 entwickeln wir nun also Joli, eine Cloud-Software, [und haben schnell] festgestellt: Die Software ist extrem gut. Besser als die Konkurrenz und konzeptionell vollkommen eigenständig. So ist die Idee zum Produkt geworden« – Eduard Weber (Quelle).

Das kann Joli: Die Kernfunktionen

Zeitaufwand erfassen. Sobald an einem Tag ein Vorgang abgeschlossen ist, wird in einer Übersicht der Zeitaufwand markiert. Dazu wählst du den entsprechenden Job und die Tätigkeit aus einer Liste aus. Durch die eingetragenen Zeiten steigt der Fortschrittsbalken auf der Seite mit den offenen Jobs…

Jobs/Projekte verwalten. Bei Jobs lässt sich zwischen internen und externen Jobs unterscheiden. Regelmäßige Jobs lassen sich automatisiert anlegen. Bei jedem Job ist der bisherige Zeitaufwand ersichtlich, sowie die dadurch entstandenen Kosten.

Im folgenden Screenshot sehen wir auch den sogenannten »Hilfemodus«. Nutzer können sich auf allen Seiten Erklärungen anzeigen lassen.

Rechnungen erstellen. Ist ein Job erledigt, lässt er sich zur Abrechnung freigeben. Die Rechnungen lassen sich auch ausdrucken (Bilderrätsel: Wo ist das »Drucken-Feld«?), was jedoch nur zur internen Verwendung geeignet ist. An dieser Stelle ist noch optimierungsbedarf. Denn optimal wäre, wenn sich direkt über die Plattform Rechnungen gestalten und verschicken lassen.

Kundenzugänge anlegen. Damit die Kunden verfolgen können, wie weit ein Projekt vorangeschritten ist, lassen sich spezielle Zugänge anlegen. Das ist ein sehr nettes Feature! Über diese Zugänge können Kunden auch weitere Jobs in Auftrag geben.

Kunden und Lieferanten verwalten. Ganz einfach, siehe Screenshot. Die Daten können leider noch nicht importiert/exportiert werden.

Statistiken verfolgen. Sehr praktisch! Die Zahl der offenen Jobs sowie der Zeitaufwand werden grafisch aufbereitet.

Teams managen. Beliebig viele Mitarbeiter können das Tool nutzen. Dazu lassen sich detailliert Rechte vergeben.

Urlaubstage, Geburtstage etc. verwalten. Jeder Mitarbeiter kann ganz einfach Urlaub einreichen. Der Personalbeauftragte wird daraufhin informiert und kann den Antrag ablehnen oder annehmen. In einem Kalender werden alle Ereignisse dargestellt.

Überall abrufbar. Das Tool ist nicht nur jederzeit von jedem Ort online erreichbar, es ist auch »responsive«, das heißt anpassungsfähig. Man kann das Tool gleichermaßen vom Destop-Rechner als auch vom Tablet-PC und Smartphone aufrufen.

Für wen ist Joli geeignet?

Das Start-up selbst spricht (hier) so ziemlich alle Unternehmensgrößen an. Doch ich bezweifle, dass sich die Software – im aktuellen Entwicklungsstand – für größere Unternehmen eignet.

Vielmehr sehe ich als Zielgruppe kleinere Dienstleistungsunternehmen und Start-ups. Unternehmen bekommen mit Joli ein All-in-One-Paket zu einem günstigen Preis (10 Euro pro Nutzer pro Monat).

Vor allem die Zeiterfassung von Joli hat es mir angetan. Gerade für Webdesigner oder andere aus der Kreativbranche ist das Online-Tool empfehlenswert, die mobil unterwegs sind und ansonsten dazu neigen, ihren Aufwand Pi mal Daumen zu errechnen. Zwar gibt es Alternativen (z. B. Clocking IT, Paymo), doch Joli löst das Erfassen der Arbeitszeiten deutlich angenehmer.

Fazit

Das derzeit 11-köpfige Team von Joli hat bei der Software schon sehr viel richtig gemacht. Die Oberfläche ist modern gestaltet und leicht bedienbar. Die Funktionen sind umfangreich und gut aufeinander abgestimmt. Zwar fehlt es noch an einigen Feinheiten, aber ich bin gespannt, wie sich die Software weiterentwickelt.